Direct naar de contentDirect naar de footer

Privacybeleid

Wat gebeurt er met persoonlijke gegevens?

Wat gebeurt er met persoonlijke gegevens?

Inleiding

Valkenhorst Internet B.V. verwerkt dagelijks informatie over personen. Valkenhorst Internet B.V. houdt zich daarbij aan de wet. Valkenhorst Internet B.V. respecteert de privacy van de personen over wie zij informatie ontvangt en behandelt de informatie strikt vertrouwelijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Van der Valk verwerkt en voor welke doeleinden.

Voor de privacyverklaringen van Valk Loyal en de Van der Valk Exclusief hotels en restaurants verwijzen wij naar de desbetreffende websites. Valk Loyal valt onder de verantwoordelijkheid van Valk.com B.V.. De overige entiteiten waarnaar wordt verwezen, zoals de hotels, vallen niet binnen de (verwerkings)verantwoordelijkheid van Valkenhorst Internet B.V.. De privacyverklaring is daarnaast niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door derden, zoals bedrijven en/of websites die reizen of reispakketten aanbieden. Wij raden u aan om de privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Valkenhorst Internet B.V. gevestigd aan de Prins Bernhardstraat 75 te 4132 XE Vianen, KvK-nummer 27380247, website: www.valkexclusief.nl, e-mailadres: support@valkenhorst.nl, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot avg@valkenhorst.nl.

Daar waar hierna gesproken wordt over 'Van der Valk Exclusief', wordt

Valkenhorst Internet B.V. bedoeld.

Persoonsgegevens

Van der Valk Exclusief verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens en doeleinden dat zijn.

Gastenadministratie

Voor (het boeken van) een overnachting in een van de Van der Valk Exclusief hotels, dan wel voor het huren van een van de vergaderruimten van Van der Valk Exclusief hotels, heeft het hotel uw geslacht, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail, dag van vertrek en aankomst en uw betalingsgegevens nodig. Van der Valk Exclusief verzamelt deze gegevens, en geeft ze door aan het juiste hotel. Eventueel kunnen wij aanvullende persoonsgegevens van u vragen voor de uitvoering van onze dienstverlening, zoals uw nationaliteit of gastvoorkeuren. Gezondheidsgegevens verwerken wij enkel op basis van uw toestemming, om u beter van dienst te kunnen zijn, bijvoorbeeld het bieden van toegang voor mindervaliden. Deze gegevens worden alleen intern gebruikt, en worden niet doorgegeven aan andere organisaties voor commerciële doeleinden.

Van der Valk Exclusief account

Om een reservering te boeken, maken wij een account aan. Op die manier zijn reserveringen en informatie aanvragen bij een vervolgbezoek gemakkelijk in te zien, wijzingen en te annuleren. Voor het aanmaken van een account vragen wij uw geslacht, naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailgegevens. Deze persoonsgegevens worden versleuteld in onze database bewaard.

Van der Valk Exclusief app

U kunt gratis de Van der Valk Exclusief app downloaden. Via onze app kunt u gemakkelijk en veilig een reservering plaatsen. Daarnaast is het mogelijk om reeds gemaakte reserveringen via de app te betalen. U heeft een Van der Valk Exclusief account nodig, die eventueel aangemaakt kan worden in de app.

(Direct) Marketing

Om aanbiedingen te doen die u interesseren verzamelen wij commercieel interessante informatie over personen, zoals demografische gegevens. Dit doen wij door middel van het plaatsen van cookies. Wij kunnen informatie over u verzamelen van derden, waaronder informatie van onze partners en sociale mediasites overeenkomstig uw instellingen op dergelijke websites.

Social media

Van der Valk Exclusief is op verschillende sociale media te vinden, zoals op Facebook. Van der Valk Exclusief gebruikt social media plugins op haar website. Wanneer u op één van deze knoppen klikt en u zich registreert met uw social media account, wordt informatie gedeeld met de social media website en mogelijk getoond op uw profiel. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u functies op de websites en/of apps van sociale media gebruikt, zoals een "Facebook-like". Als een dergelijke functie door u wordt gebruikt, kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via onze sociale media in kwestie.

Prijsvragen en acties (persoonsgegevens)

Van der Valk Exclusief organiseert vaak prijsvragen en (win)acties. Indien u reageert of meedoet, vragen wij naar uw persoonlijke gegevens. Deze worden gebruikt om de prijswinnaars op de hoogte te stellen, de actie uit te voeren en de respons op de actie te meten.

Sollicitatieprocedure

Van der Valk Exclusief verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, per post, per e-mail en/of telefoongesprekken. Wij verzamelen onder andere de naam, het geslacht, contactgegevens, motivatiebrieven, informatie over het opleidingsniveau en de arbeidsgeschiedenis van de sollicitant. Deze gegevens zijn relevant voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure en zullen uiterlijk 4 weken na afloop van de procedure worden verwijderd. Indien u daarvoor toestemming geeft kan Van der Valk Exclusief uw persoonsgegevens langer opslaan in haar administratie, zodat in de toekomst eventueel wederom contact met u kan worden opgenomen.

Werknemers

Van der Valk Exclusief verwerkt ook persoonsgegevens van werknemers, in het kader van de arbeidsovereenkomst en op basis van wettelijke grondslagen. Voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens van werknemers, wordt verwezen naar het personeelshandboek van de entiteit waarvan u werkzaam bent.

Ontvangers

Wij delen uw persoonsgegevens niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten Van der Valk Exclusief, behalve in een van de volgende omstandigheden.

Met uw toestemming

Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen indien duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn.

Voor externe verwerking

We verstrekken persoonsgegevens aan onze partners zodat ze gegevens voor ons kunnen verwerken, op basis van onze instructies en in overeenstemming met ons privacy beleid en andere passende vertrouwelijkheids- en beveiligingsmaatregelen. Onder onze partners verstaan wij onder meer onze IT-leveranciers en beheerder van het CRM-systeem.

Een lijst met alle externe partijen waar Van der Valk Exclusief mee samenwerkt is hieronder te vinden:

  • Amadeus
  • BIMBIM Bikes
  • Coosto
  • Copernica
  • Cycleshare
  • Facebook
  • Google Analytics
  • Google Hotel Price Ads
  • Helpscout
  • com
  • Ingenico (Business2you)
  • Kamer van Koophandel
  • Oakyapp
  • OK Betalen
  • Online Dialogue
  • PayByLink
  • Redhotminute
  • Regioboeket
  • Revinate
  • Roomserve
  • social
  • SMTPeter
  • travel
  • Trengo
  • com B.V.
  • Valk Business B.V.
  • Van der Valk Internet B.V.

Uitvoering van een overeenkomst

Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derde organisaties is toelaatbaar wanneer dit noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen. Onderdeel hiervan is het verwerken van uw reservering. Indien het noodzakelijk is voor de betaling van boekingen, maken wij gebruik van een derde partij voor de afhandeling van online betalingen. Ook kunnen wij uw persoonsgegevens gebruiken om uitvoering te geven aan de door u geboekte attractie.

Om juridische redenen

We delen persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.

Wettelijke verplichting

Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk dat de politie in het kader van fraudeonderzoek gegevens bij ons opvraagt. Een ander voorbeeld is dat de belastinginspecteur op grond van artikel 47 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen alle gegevens kan opeisen die nodig zijn om belasting te heffen. Van der Valk Exclusief maakt afspraken met de ontvangers van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en worden beveiligd.

Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze producten en/of diensten te kunnen leveren. Hierna zullen wij voor zover mogelijk uw persoonsgegevens verwijderen. In dat kader zal het door u aangemaakte Van der Valk Exclusief account na een inactieve periode van 5 jaar worden verwijderd, vanwege de looptijd van de acties in het kader van Valk Loyal waar u als accounthouder 3 jaar gebruik van kunt maken. Indien u uw e-mailadres heeft verstrekt (eventueel via uw account) zodat wij u op de hoogte kunnen houden van onze dienstverlening zullen wij uw gegevens daarvoor nog wel bewaren.

Doorgifte persoonsgegevens buiten de EU

Van der Valk Exclusief kan uw persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland. Landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) kennen een gelijkwaardig beschermingsniveau van persoonsgegevens als Nederland. Met inachtneming van de algemene eisen uit privacy wet- en regelgeving kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan landen binnen de EER. Dit kunnen wij bijvoorbeeld doen binnen ons concern ten behoeve van een goede bedrijfsvoering.

Buiten de EER zullen wij uw persoonsgegevens enkel doorgeven indien er sprake is van een passend beschermingsniveau. Van der Valk Exclusief maakt daarvoor gebruik door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten.

Cookies

Van der Valk maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek op een website wordt opgeslagen op het device (elektronisch apparaat) van de bezoeker. Cookies hebben als doel om informatie over iemand, de website of statistieken te verzamelen. Sommige cookies hebben daarnaast tot doel om de gebruikerservaringen van de website te verbeteren.

Typen cookies

We maken onderscheid tussen functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies plaatsen we altijd. Deze zijn namelijk noodzakelijk om de website goed te laten werken. Niet-functionele cookies verwerken persoonsgegevens buiten uw zichtsveld. Deze stellen ons vooral in staat om onze dienstverlening te verbeteren. We kunnen hierdoor bijvoorbeeld meten hoe vaak onze website wordt gebruikt en naar welke informatie bezoekers op zoek zijn. Wij vragen altijd uw toestemming voor het vragen van niet-functionele cookies.

Wij maken gebruik van de volgende niet-functionele cookies.

Analytische cookies

Met analytische cookies verzamelen wij statistieken over het gebruik van de website door de gebruikers. Door websitegebruik te meten kan de website worden verbeterd in het voordeel van de gebruikers.

Onder meer de volgende gegevens worden opgeslagen:

  • het IP-adres, dat anoniem wordt gemaakt;
  • technische kenmerken, zoals de browser die je gebruikt;
  • vanaf welke pagina je op de webwinkel bent gekomen.
  • Tracking cookies

Dit zijn cookies die wordt geplaatst om een internetgebruiker te identificeren op een website. Door het plaatsen van tracking cookies kunnen wij bijhouden welke internetpagina's u bezoekt. Uit de informatie over uw websitebezoeken kunnen wij afleiden wat uw voorkeuren en interesses zijn. Op basis daarvan kunnen wij u persoonlijke aanbiedingen doen.

Advertentiecookies

Wij maken gebruik van advertentiecookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen en om de effectiviteit van een reclamecampagne te meten. De advertentiecookies zijn nodig om de advertenties daadwerkelijk te kunnen tonen.

Cookies blokkeren en verwijderen

Indien u niet wilt dat onze website cookies op uw computer kan opslaan, kunt u dat aangeven in de cookiemelding die u te zien krijgt bij het eerste bezoek aan onze website. Heeft u onze cookies al eerder geaccepteerd? Dan krijgt u deze melding niet meer te zien en dient u de cookies (indien gewenst) zelf te verwijderen.

Gebruikte cookies door derden

Van der Valk Exclusief maakt gebruik van diensten van de hieronder genoemde derden partijen. Deze partijen kunnen tijdens het gebruik van hun diensten ook cookies op uw device opslaan. Van der Valk Exclusief gebruikt:

  • Facebook Connect
  • Facebook Pixel
  • Google Analytics
  • Google Tag Manager
  • Hotjar
  • Vimeo
  • Youtube

U kunt er ook voor kiezen om via uw browser het plaatsen van cookies te blokkeren. Blokkeert u alle cookies? Dan werkt onze website minder goed. Wij raden u aan om alleen ongewenste cookies selectief uit te schakelen. Dit kunt u doen in uw browserinstellingen.

Uw rechten

U heeft jegens ons een aantal wettelijke rechten: inzage, verbetering of aanvulling, gegevenswissing, beperking van verwerking, overdracht van digitale data en het recht van bezwaar. Hierna lichten wij die rechten toe. Ook leggen we uit hoe u deze rechten jegens ons kunt uitoefenen.

Recht van inzage

Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een kopie van uw rijbewijs of identiteitsdocument. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij u daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten u geldend kunt maken.

Verbetering of aanvulling

Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Wij motiveren onze reactie. Gaan wij tot verbetering over, dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring. Die verklaring ontvangen ook eventuele ontvangers van uw onjuiste of onvolledige gegevens.

Gegevenswissing

U kunt ons verzoeken uw persoonsgegevens in onze systemen te wissen in één of meer van de volgende gevallen:

  • de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verwerkt;
  • u trekt uw toestemming voor (verdere) verwerking in, en er is geen andere grondslag voor verwerking meer;
  • u maakt gemotiveerd bezwaar, en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren;
  • de persoonsgegevens zijn onrechtmatig door ons verwerkt;
  • wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;
  • wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.

Beperking verwerking

Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons hebt gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan hebt gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).

Overdracht digitale data

Als u persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat, en wij uw gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt, hebt u het recht ons om een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen uw gegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener door te sturen.

Bezwaar

U mag te allen tijde bewaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, dan mag u daar te allen tijde bezwaar tegen maken en zullen wij de verwerking direct staken.

Uitoefenen rechten

Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u alleen contact opnemen met ons via het e-mailadres privacy@valkenhorst.nl. Van der Valk Exclusief zal op uw verzoek binnen 4 weken beslissen, tenzij wij u binnen die termijn laten weten dat wij nog iets meer tijd nodig hebben.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming? Dan heeft u het recht om uw toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.

Aansprakelijkheid

Ondanks de zorg en aandacht die besteed wordt aan het beheer van deze website, is het mogelijk dat de site onjuiste informatie bevat. Van der Valk Exclusief kan niet aansprakelijk gesteld worden voor technische of redactionele fouten die in deze website voorkomen, noch voor eventuele gevolgschade die het resultaat is van het gebruik of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze website of de links naar de websites van derden.

Klachten

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan wijzen wij u op de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht.

Vragen?

Heeft u nog vragen? Stuur dan een e-mail met uw vraag naar: privacy@valkenhorst.nl

Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd.

Versie mei 2018

Wat gebeurt er met persoonlijke gegevens?

Privacyverklaring van Valk Exclusief

Valk Exclusief verwerkt dagelijks informatie over personen. Indien u gebruik maakt van diensten die Valk Exclusief biedt of u een Valk Exclusief hotel (“Hotel”) bezoekt, verwerken wij (mogelijk) ook persoonsgegevens van u. In deze privacyverklaring (de “Privacyverklaring”) leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, met welk doel en hoe u uw privacy rechten kunt uitoefenen. Daarnaast treft u ook overige relevante informatie in het kader van persoonsgegevens aan.

Wij vinden uw privacy belangrijk. Wij verwerken uw persoonsgegevens daarom op een zorgvuldige wijze en houden ons daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving.

1. Toepasselijkheid Privacyverklaring

De Privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten en handelingen van alle Valk Exclusief hotels en restaurants (“Valk Exclusief”) die verband houden met de diensten die zij aanbieden c.q. faciliteren in de ruimste zin van het woord. Bijlage 1 aan deze Privacyverklaring bevat een lijst van de hotels en restaurants die onder deze Privacyverklaring vallen. Op deze lijst vindt u ook de contactgegevens voor alle privacy gerelateerde vragen.

De Privacyverklaring is niet van toepassing op de activiteiten die verband houden met sollicitanten en personeel. Daarvoor heeft Valk Exclusief een afzonderlijke privacyverklaring vastgesteld en gepubliceerd. De Privacyverklaring is tevens niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door partijen waarvan Valk Exclusief uw persoonsgegevens heeft ontvangen (zoals boekingsorganisaties, reisbureaus, werkgevers, sociale mediabedrijven), noch op de verwerking door enige andere derde partij. Wij verwijzen wat betreft dergelijke verwerkingen naar de privacyverklaring van deze organisaties.

2. Aanvaarding verwerking van persoonsgegevens

Door registratie voor-, of door gebruik te maken van, onze producten of diensten bevestigt u dat u kennis heeft genomen van de inhoud van de Privacyverklaring en dat u akkoord bent met de wijze van verwerking van persoonsgegevens door Valk Exclusief zoals in de Privacyverklaring is beschreven.

In die situaties waar Valk Exclusief vanuit toepasselijke privacywet- en regelgeving verplicht is om voor de verwerking van uw persoonsgegevens expliciet toestemming te vragen en u deze toestemming verstrekt, aanvaardt u eveneens akkoord te gaan met hetgeen in deze Privacyverklaring is beschreven.

3. Aard, doel en grondslag van de verwerkingen van persoonsgegevens

Valk Exclusief verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke verwerkingen voor welke doeleinden plaatsvinden.

a. Kamer- en zaalboekingen

Voor (het boeken of aanvraag van) een kamer, vergaderruimte, zaal en/of andere hotelfaciliteit, hebben wij persoonsgegevens van u nodig. Het betreft uw titel, naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mail, handtekening, dag van vertrek en aankomst en uw betalingsgegevens. Indien u van een zakelijke boeking gebruik maakt, zullen wij ook de naam en (adres)gegevens van uw werkgever en/of opdrachtgever verzamelen. Eventueel kunnen wij aanvullende persoonsgegevens van u verzamelen die voor onze dienstverlening van belang zijn en die u vrijwillig aan ons hebt verstrekt. Gezondheidsgegevens verwerken wij enkel om u beter van dienst te kunnen zijn zoals met welke allergieën wij rekening mee dienen te houden of dat u van de mindervaliden faciliteiten gebruik wenst te maken. Het staat u vrij om deze gezondheidsgegevens niet te verstrekken.

Als hotel zijn wij wettelijk verplicht om een aantal gegevens van onze gasten te registreren. Daarnaast verwerken wij bepaalde gegevens om uitvoering te kunnen geven aan onze diensten, en hebben wij een gerechtvaardigd belang om bepaalde gegevens te verwerken ter bescherming van onze bedrijfsvoering en de kwaliteit van onze dienstverlening te kunnen borgen.

b. Restaurantreserveringen

Indien u in één van onze restaurants reserveert, verzamelen wij persoonsgegevens van u (zoals titel, naam, adres en voorkeuren) om de reservering te kunnen bevestigen en uw wensen voor uw reservering door te voeren. Daarnaast vragen wij u of wij met allergieën rekening dienen te houden.

Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan onze restaurantdiensten, alsook met uw toestemming.

c. Valk Exclusief Account en Valk Exclusief App

Indien u een reservering plaatst via één van onze websites, maken wij voor u een account aan die tevens te gebruiken is via onze Valk Exclusief app. Voor het aanmaken van een account vragen wij uw titel, geslacht, naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailgegevens. Indien u wenst te betalen via de Valk Exclusief app, vragen wij ook uw betaalgegevens. Via uw Valk Exclusief Account (en app) verzamelen wij informatie over uw betalingen, verblijven, voorkeuren, loyaltypunten ten behoeve van kortingen alsook uw restaurant ID nummer (zie punt 3.d van de Privacyverklaring).

Als Valk Exclusief member hebt u tevens de keuze om van de Online Check In service van Valk Exclusief gebruik te maken. Indien u van deze service gebruik wenst te maken, verwerken wij aanvullend uw handtekening en het type identiteitsbewijs waarmee u zich heeft geïdentificeerd. U kunt u er tevens voor kiezen om uw betaalgegevens en kenteken te koppelen aan uw Valk Account.

Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de Valk Account diensten, alsook met uw toestemming.

d. Restaurant ID

Wij bieden speciale kortingen aan personen die deel willen nemen aan ons Restaurant ID-programma. Voor het aanmaken van een Restaurant ID-account vragen wij uw titel, geslacht, naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailgegevens. Daarnaast verzamelen wij informatie over uw Restaurant ID-punten en facturen.

Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de Restaurant ID diensten, alsook met uw toestemming.

e. Contactverzoeken, beoordelingen, klachten en commentaar

Indien u met ons contact op wenst te nemen omdat u een vraag, klacht of andere mededeling hebt over onze hotels of restaurants, onze dienstverlening, onze website(s) of app(s), zullen wij uw contactgegevens vragen zodat wij contact met u kunnen opnemen.

Indien u een online review of klacht plaatst op één van onze website(s), op sociale media of op een website van een boekingspartner over één van onze hotels of restaurants, onze dienstverlening, onze website(s) of app(s) ontvangen wij deze via het daarvoor gebruikte kanaal. Wij kunnen deze informatie gebruiken om met u in contact te treden over uw klacht of commentaar of onze dienstverlening te verbeteren.

Wij hebben een gerechtvaardigd belang (verbetering diensten en klachtenbeleid) om deze gegevens te verwerken. Door contactverzoeken of het achterlaten van uw gegevens via de contactformulier(en), website(s) etc. verleent u ons toestemming om met u contact op te nemen.

f. Beveiliging

Onze hotels, restaurants parkeerterreinen en garages zijn voorzien van camera-beveiliging om de veiligheid van onze gasten, medewerkers en bezittingen te bevorderen en diefstal en andere onregelmatigheden tegen te gaan.

Wij hebben een gerechtvaardigd belang (beveiliging) om deze gegevens te verwerken.

g. Kentekenregistratie

Voor registratie en betaling van parkeergelden, maken diverse Valk Exclusief vestigingen gebruik van kentekenregistratie. Indien u gebruik maakt van deze parkeerfaciliteiten wordt uw kenteken geregistreerd om uitvoering aan de parkeerdiensten te kunnen geven.

h. Nieuwsbrief en mailingen

Indien u gebruik maakt van onze diensten kunt u zich tevens aanmelden voor onze nieuwsbrieven. Via onze nieuwsbrieven houden wij u door middel van gepersonaliseerde e-mails op de hoogte van exclusieve aanbiedingen en serviceberichten. Als u zich wilt aanmelden voor onze nieuwsbrief, verzamelen wij uw titel, naam, geboortedatum en e-mailadres zodat wij u de nieuwsbrief kunnen toesturen. Ook registreren wij het tijdstip waarop u zich voor de nieuwsbrief hebt aangemeld. Wij maken gebruik van uw toestemming om deze gegevens te verwerken.

i. Prijsvragen

Valk Exclusief organiseert regelmatig prijsvragen en (win)acties via haar website(s) of via sociale media. Indien u reageert of meedoet, vragen wij naar uw naam- en contactgegevens. Deze worden gebruikt om de prijswinnaars op de hoogte te stellen, de actie uit te voeren en de respons op de actie te meten. Wij maken gebruik van uw toestemming om deze gegevens te verwerken.

j. (Direct) Marketing

Om aanbiedingen te doen in het verlengde van onze dienstverlening en die u interesseren verzamelen wij informatie over personen indien u onze website bezoekt, zoals demografische gegevens. Dit doen wij door middel van het plaatsen van cookies. Wij kunnen informatie over u verzamelen via derden, waaronder informatie van onze partners en sociale mediasites overeenkomstig uw instellingen op dergelijke websites. Wij verwijzen naar de informatie over verzameling gegevens door middel van cookies onder hoofdstuk 7 in de Privacyverklaring.

k. Sociale media

Valk Exclusief is op verschillende sociale media te vinden, zoals op Facebook en Instagram. Valk Exclusief gebruikt social media plugins op haar website. Wanneer u op één van deze knoppen klikt en u zich registreert met uw social media account, verleent u toestemming voor het plaatsen van cookies en wordt informatie (naam, geslacht, woonplaats, geboortedatum, profiel) met ons gedeeld.

l. Alert list en contantenlijst

Valk Exclusief hanteert een beleid om overlast en criminaliteit in haar hotels- en restaurant tegen te gaan. In dat kader hanteert Valk Exclusief een lijst (de Alert List) met daarop personen die op basis van zwaarwegende redenen de toegang tot een hotel of alle Valk Exclusief hotels is ontzegd. Ook houdt Valk Exclusief een contantenlijst bij tegen fraude en wanbetaling. Valk Exclusief heeft daarom een gerechtvaardigd belang voor deze gegevensverwerking.

Op basis van dit beleid kan Valk Exclusief in uitzonderlijke gevallen besluiten om een gast de toegang tot haar hotels of andere diensten te weigeren, of voorwaarden aan betalingsmethoden te stellen. Dit kan bijvoorbeeld in het geval van het plegen van fraude, veroorzaken van overlast, overtreding van huisregels, het toebrengen van schade aan eigendommen van andere gasten of medewerkers van Valk Exclusief, het toebrengen van letsel aan andere gasten en/of medewerkers van Valk Exclusief of ander onbehoorlijk gedrag.

Valk Exclusief hanteert een strikt en zorgvuldig beleid rond de gegevensverwerking en de gegevensbeveiliging van de Alert List en de contantenlijst. De normale privacyrechten van een betrokkene zijn hierop onverkort van toepassing (verwezen wordt naar hoofdstuk 10 van de Privacyverklaring).

m. Verwerking van gegevens van minderjarigen en kinderen

Valk Exclusief registreert naamgegevens, geslacht en geboortedatum van minderjarigen en kinderen indien zij aan uw Valk Exclusief app account worden toegevoegd of onder begeleiding of met toestemming van een ouder/voogd in één van onze hotels verblijven. Het is geen bewust doel van Valk Exclusief om andere gegevens van kinderen te verwerken, tenzij u het van belang acht dat informatie over uw kinderen onder onze aandacht wordt gebracht.

Valk Exclusief is wettelijk verplicht om deze gegevens te verwerken.

n. Verwerking van gegevens ten behoeve van corona-maatregelen

Door de overheidsmaatregelen, zijn wij als horecabedrijf verplicht om bij al onze gasten een gezondheidscheck te doen en bepaalde gegevens te registreren en te bewaren. Het betreft de volledige naam, het e-mailadres, het telefoonnummer en de datum van uw bezoek. Met uw toestemming bewaren wij ook voor maximaal 14 dagen uw antwoord naar aanleiding van voormelde gezondheidscheck.

5. Verstrekken en delen van uw gegevens met derde partijen

5.1 Doorgifte van uw persoonsgegevens

Voor het kunnen leveren van bepaalde diensten en om aan het verwachte niveau van gastvrijheid en service te kunnen voldoen, kunnen we uw persoonlijke informatie delen binnen Valk Exclusief, met onze dienstverleners en andere derden. We delen alleen jouw persoonsgegevens met derde partijen als hier een gerechtvaardigd belang voor is, u hier uitdrukkelijk toestemming voor hebt gegeven, dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst of op grond van een wettelijke verplichting. Wij dragen er zorg voor dat het delen van gegevens alleen plaatsvindt indien de derde de gegevens verwerkt op basis van onze instructies, voldoende passende (beveiligings)maatregelen neemt en ons garandeert zich te houden aan de geldende privacy wet- en regelgeving. Hieronder treft u een overzicht van (de categorieën) ontvangers aan.

a. Valk Exclusief: Bedrijven die behoren tot of gelieerd zijn met Valk Exclusief, allemaal actief zijn in de hotelsector en die uw gegevens nodig hebben om de gekozen services correct te kunnen verstrekken. Het enige doel van deze overdracht is het vermogen om correct services aan u te kunnen verstrekken.

b. Evenementorganisaties/bedrijven: als u Valk Exclusief bezoekt als onderdeel van een groepsevenement of meeting, kan informatie, verzameld voor de planning van het evenement of de meeting, worden gedeeld met de organisators en, indien van toepassing, met de gasten die de meeting of het evenement organiseren of eraan deelnemen.

c. Dienstverleners: we zijn afhankelijk van derden als IT-dienstverleners, software-onderhoudspartijen en financiële dienstverleners zoals betaaldiensten om namens ons diensten en producten te leveren en kunnen uw persoonlijke informatie met hen delen als dat passend isWe kunnen ook dienstverleners gebruiken om nieuws te communiceren en promotie- en transactiemateriaal aan u te verschaffen namens ons, waaronder gepersonaliseerde online reclame in naleving met uw voorkeuren en toepasbare wetgeving. Indien u er voor kiest om gebruik te maken van zelf check-in of het digitaal verifiëren van uw identiteit, schakelen wij dienstverleners in met wie wij persoonsgegevens delen die noodzakelijk zijn voor de dienstverlening van deze partijen.

d. Overig: bovendien kan Valk Exclusief persoonlijke informatie delen om:

- geldende wet- en regelgeving na te leven;

- te reageren op overheidsverzoeken of gerechtelijke bevelen;

- geldige wettelijke procedures na te leven;

- de rechten, privacy, veiligheid of het eigendom van Valk Exclusief, gasten of medewerkers te borgen;

- de voorwaarden van onze diensten af te dwingen;

- te reageren op een noodgeval.

5.2 Doorgifte persoonsgegevens buiten de EER

Valk Exclusief kan persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland. Wanneer persoonsgegevens door ons buiten de EER worden verwerkt, zullen we zorgen voor een passend niveau van bescherming van de overgedragen gegevens. We vereisen dat serviceproviders en andere dienstverleners passende maatregelen nemen om de vertrouwelijkheid en veiligheid van de persoonsgegevens te garanderen.

5.3. Ontvangst van persoonsgegevens (bronnen)

Voor het kunnen leveren van bepaalde diensten en aan het verwachte niveau van gastvrijheid en service te kunnen voldoen, ontvangen wij soms gegevens van andere organisaties. Hieronder treft u een overzicht van (de categorieën) bronnen aan:

a. Valk Exclusief: Bedrijven die behoren tot Valk Exclusief (zie Bijlage 1) en de daaraan gelieerde partijen kunnen uw gegevens delen met het Hotel om de gekozen services correct te kunnen uitvoeren. Het enige doel van deze overdracht is het vermogen om correct services aan u te kunnen verstrekken.

b. Boekingsorganisaties/online travel agents: de hotels van Valk Exclusief zijn via diverse websites en apps te boeken. Het betreffen websites en apps van Valk Exclusief (www.valkexclusief.nl), van Van der Valk (www.valk.com) of van derde-organisaties. Indien u via een website of app boekt, worden uw gegevens en overige informatie aan het desbetreffende hotel doorgegeven.

c. Werkgever/opdrachtgever: indien u zakelijk in ons hotel verblijft, kan het zijn dat uw werkgever of opdrachtgever gegevens van u aan ons heeft verstrekt.

d. Evenementorganisaties: als u Valk Exclusief bezoekt als onderdeel van een groepsevenement of meeting, kan informatie, verzameld voor de planning van het evenement of de meeting, worden aangeleverd door de organisators en, indien van toepassing, de gasten die de meeting of het evenement organiseren of eraan deelnemen.

e. Sociale media: Indien u ervoor kiest om zich via Facebook aan te melden in de Valk Exclusief app ontvangt Valk Exclusief van Facebook (aanvullend op uw accountgegevens) uw naam, profielfoto en e-mailadres.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren of als u ons toestemming heeft gegeven om gegevens langer te bewaren. In dit laatste geval heeft u altijd de mogelijkheid om uw toestemming in te trekken.

Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze producten en/of diensten te kunnen leveren. Hierna zullen wij uw persoonsgegevens verwijderen, tenzij de wetgeving ons dat verbiedt.

Het door u aangemaakte Valk Exclusief account wordt na een inactieve periode van vijf jaar verwijderd. Deze termijn wordt gehanteerd vanwege de looptijd van de acties in het kader van Valk Loyal waar u als accounthouder gebruik van kunt maken.

7. Cookies

Valk Exclusief maakt gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek op een website wordt opgeslagen op het device (elektronisch apparaat) van de bezoeker. Cookies hebben als doel om informatie over iemand, de website of statistieken te verzamelen. Sommige cookies hebben daarnaast tot doel om de gebruikerservaringen van de website te verbeteren.

Typen cookies

We maken onderscheid tussen functionele en niet-functionele cookies. Functionele cookies plaatsen we altijd. Deze zijn namelijk noodzakelijk om de website goed te laten werken. Niet-functionele cookies verwerken persoonsgegevens buiten uw zicht veld. Deze stellen ons vooral in staat om onze dienstverlening te verbeteren. We kunnen hierdoor bijvoorbeeld meten hoe vaak onze website wordt gebruikt en naar welke informatie bezoekers op zoek zijn. Wij vragen altijd uw toestemming voor het vragen van niet-functionele cookies. Wij maken gebruik van de volgende niet-functionele cookies:

a. Analytische cookies - met analytische cookies verzamelen wij statistieken over het gebruik van de website door de gebruikers. Door websitegebruik te meten kan de website worden verbeterd in het voordeel van de gebruikers. Onder meer de volgende gegevens worden opgeslagen:

    • het IP-adres, welke wordt gemaskeerd conform de richtlijnen van de privacywet- en regelgeving;
    • technische kenmerken, zoals de browser die u gebruikt;
    • vanaf welke pagina u op de webwinkel bent gekomen;
    • welke internetpagina’s u bezoekt.


b. Advertentiecookies - wij maken gebruik van advertentiecookies om gepersonaliseerde advertenties te tonen en om de effectiviteit van een reclamecampagne te meten. De advertentiecookies zijn nodig om de advertenties daadwerkelijk te kunnen tonen.

c. Social - cookies waarmee de inhoud van de Valk Exclusief websites op sociale media kan worden gedeeld, zoals Twitter, Facebook, Google + Linkedin en Youtube. Wij hebben geen invloed op de cookies die Social Media plaatsen en de data die zij verzamelen.

d. Marketing - cookies waarmee wij relevante op maat gemaakte inhoud kunnen aanbieden. U kunt denken aan relevante aanbiedingen en informatie over onze services en diensten. Dit doen wij op basis van geanonimiseerde gegevens over surf-, zoek- en koopgedrag, via onze eigen kanalen en die van derden. Indien u deze cookies uitschakelt krijgt u nog steeds advertenties te zien, echter minder relevant. Deze cookies geven daarnaast inzicht in de effectiviteit van advertenties.

e. Overig - cookies die niet van toepassing zijn op de bovenstaande categorieën, zoals cookies die helpen bij het optimaliseren van de gebruiksvriendelijkheid van de website. Deze cookies onthouden o.a. voorkeuren en interesses. Hierbij kunt u denken aan taal- en valutavoorkeur, favoriete hotel en gewenste betaalmethode.

Cookies blokkeren en verwijderen

Indien u niet wilt dat onze website cookies op uw computer kan opslaan, kunt u dat aangeven in de cookiemelding die u te zien krijgt bij het eerste bezoek aan onze website. Heeft u onze cookies al eerder geaccepteerd? Dan krijgt u deze melding niet meer te zien en dient u de cookies (indien gewenst) zelf te verwijderen. U kunt het plaatsen van cookies uitschakelen door uw browserinstellingen te wijzigen. Houd er rekening mee dat bepaalde functionaliteiten op de website mogelijk niet of slechts gedeeltelijk werken indien u de cookies uitschakelt.

Gebruikte cookies door derden

Valk Exclusief maakt gebruik van diensten van de hieronder genoemde derden partijen. Deze partijen kunnen tijdens het gebruik van hun diensten ook cookies op uw device opslaan. Valk Exclusief gebruikt ten tijde van deze versie van de Privacyverklaring:

  • Feedbackify
  • Cookiebar
  • Sessie
  • Login
  • RequestVerification
  • Facebook
  • Google Analytics
  • Google Ads
  • Google Tag Manager
  • Hotjar
  • Trengo
  • Doubleclick
  • Shoppingminds

Google Analytics

Valk Exclusief maakt gebruik van Google Analytics. Het laatste deel van IP-adres van de bezoeker van de website wordt gemaskeerd. Wij delen wij geen andere gegevens met Google via Google Analytics.

8. Beveiliging en maatregelen

Wij hanteren een hoog niveau van beveiliging van gastgegevens. Gegevens van gasten worden versleuteld opgeslagen. Toegang tot gegevens door medewerkers van Valk Exclusief geschiedt op basis van noodzakelijkheid gegeven de functie van de betreffende medewerkers (Need to know principe). Valk Exclusief toetst periodiek de beveiliging van haar gegevensverwerkingen en onderliggende IT systemen. Ingeval van uitbesteding van gegevensverwerkende processen aan derde partijen maken wij met deze partijen afspraken over adequate beveiliging van de persoonsgegevens. De getroffen maatregelen zijn in lijn met geldende privacy wet- en regelgeving. Absolute (100%) beveiliging van persoonsgegevens kan echter niet worden gegarandeerd. Als er ondanks de getroffen beveiligingsmaatregelen toch een beveiligingsincident plaatsvindt, zullen wij maatregelen treffen om de gevolgen voor uw privacy zoveel mogelijk te beperken.

9. Aansprakelijkheid

Gelet op het hiervoor onder punt 8 vermelde kan Valk Exclusief niet verantwoordelijk c.q. aansprakelijk worden gehouden voor ongeoorloofde, onbevoegde of ongewilde verwerking en/of toegang tot persoonsgegevens die niet aan Valk Exclusief kan worden toegerekend. Tevens zijn wij niet verantwoordelijk voor de handelingen of nalaten door derde(n) waarmee wij samenwerken of waarnaar wij op onze website(s) of anderszins verwijzen. De desbetreffende derden vallen niet onder deze Privacyverklaring en wij raden dan ook aan om de privacyverklaringen van deze derde partijen op de websites zorgvuldig te lezen. In al de hiervoor genoemde gevallen accepteert Valk Exclusief geen aansprakelijkheid en bestaat er geen recht op schadevergoeding, nakoming of enige andere aanspraak jegens Valk Exclusief.

Ondanks de zorg en aandacht die besteed wordt aan het beheer van deze website, is het mogelijk dat de site onjuiste informatie bevat. Valk Exclusief kan niet aansprakelijk gesteld worden voor technische of redactionele fouten die in deze website voorkomen, noch voor eventuele gevolgschade die het resultaat is van het gebruik of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze website of de links naar de websites van derden.

10. Uw rechten

Als gast van Valk Exclusief of bezoeker van één van onze websites kunt u een verzoek doen tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, beperking of overdracht van de persoonsgegevens. Daarnaast heeft u het recht om een verleende toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet.

a. Recht op inzage

U hebt het recht om aan Valk Exclusief te vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Als wij gegevens van u verwerken hebt u het recht om inzage te krijgen in de betreffende persoonsgegevens, de doeleinden van de verwerking, eventuele bronnen of ontvangers van deze persoonsgegevens en de bewaartermijn.

b. Recht op rectificatie

Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kunt u een verzoek indienen om dit te corrigeren.

c. Recht op verwijdering

U kunt ons verzoeken om door ons verzamelde persoonsgegevens van u te verwijderen in de volgende gevallen:

  • de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verzameld of anderszins verwerkt;
  • indien de toestemming op basis waarvan de verwerking geschiedt door u is ingetrokken;
  • de persoonsgegevens worden door ons onrechtmatig verwerkt;
  • wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;
  • wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.

d. Recht op beperking

Als u een onjuistheid in uw persoonsgegevens hebt gemeld bij ons of als u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zolang we uw verzoek in behandeling hebben. U kunt ons ook om beperking van de verwerking verzoeken als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben voor de verwerkingsdoeleinden en u deze nodig hebt voor een rechtsvordering.

e. Recht op overdraagbaarheid

Indien de verwerking plaatsvindt op basis van uw toestemming of de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht, kunt u ons verzoeken om uw persoonsgegevens aan u over te dragen. Ook kunt u ons vragen deze gegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.

f. Recht op bezwaar

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt of als wij uw persoonsgegevens gebruiken voor directe marketingdoeleinden.

Uitoefenen rechten

Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kan dit alleen door een e-mail te zenden aan het e-mailadres van het desbetreffende hotel (zie Bijlage 1 bij de Privacyverklaring). Uw verzoek dient aan de wettelijke vereisten te voldoen. Wij kunnen verlangen dat u zich identificeert voordat we een verzoek in behandeling nemen. Valk Exclusief zal u binnen vier weken informeren over haar besluit, tenzij wij u binnen die termijn laten weten dat wij nog meer tijd nodig hebben.

Houd er rekening mee dat Valk Exclusief onder omstandigheden of op basis van de toepasselijke (privacy) wet- en regelgeving geheel of gedeeltelijk kan weigeren aan uw verzoek te voldoen.

11. Contact en identificatie

Voor overige vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met het desbetreffende Hotel. Deze contactgegevens treft u aan op de Bijlage 1 bij de Privacyverklaring. Geef duidelijk in het onderwerp aan dat het gaat om privacy en om welk verzoek het gaat zodat wij binnen de daarvoor geldende termijnen kunnen reageren. Desgewenst kunt u ook een klachtenprocedure starten bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht en kan besluiten om de klacht verder in behandeling te nemen.

Voor vragen over deze Privacyverklaring kunt u opnemen met:

Valk Exclusief
T.a.v. de Privacy Coördinator
Winthontlaan 4a
3526 KV Utrecht
privacy@valklegal.nl

12. Wijziging van de Privacyverklaring

Valk Exclusief kan wijzigingen aanbrengen in de Privacyverklaring. Wijzigingen van de Privacyverklaring zullen direct via de websites vermeld op Bijlage 1 worden vermeld en zijn onmiddellijk, integraal en onverkort van toepassing op het privacy beleid van Valk Exclusief. Valk Exclusief raadt daarom aan om regelmatig na te gaan of er aanpassingen zijn.

13. Toepasselijk recht en bevoegde rechter

Op de Privacyverklaring is Nederlands recht van toepassing. Eventuele geschillen tussen partijen zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de rechtbank Midden-Nederland.